Depuis 1797, chaque fois qu'une naissance, un mariage ou un décès est déclaré, un certificat est établi par les services communaux. Les certificats sont compilés annuellement dans des registres et sont accessibles par les index alphabétiques par nom.
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Documents publics
Il s'agit des certificats de décès datant de plus de 50 ans, des certificats de mariage datant de plus de 75 ans et de tous les autres certificats datant de plus de 100 ans.
Toute personne peut obtenir une copie ou un extrait d'un acte public auprès de l'officier de l'état civil de la commune où l'acte a été dressé. Si la copie ou l'extrait est demandé à des fins de recherche généalogique, historique ou scientifique, il porte la mention "délivré à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques".
Documents non publics
Il s'agit des certificats de décès de moins de 50 ans, des certificats de mariage de moins de 75 ans et de tous les autres certificats de moins de 100 ans.
L'arrêté royal du 17 mars 2021 détermine les personnes qui ont droit à ces certificats :
- la personne à laquelle se rapporte le certificat ;
- le conjoint ou le cohabitant légal ;
- son représentant légal (par exemple, parent, tuteur, administrateur) ;
- ses parents directs en ligne ascendante ou descendante (pas de parents proches et de branches latérales) ;
- ses héritiers ;
- les mandataires spéciaux tels un notaire ou un avocat.
Lorsque l’acte comprend une modification de l'enregistrement du sexe, celle-ci est en outre limitée à :
- la personne à laquelle l'acte se rapporte ;
- son représentant légal (par exemple, parent, tuteur, administrateur)
- ses héritiers ;
- les mandataires spéciaux tels un notaire ou un avocat.
Procédure
La consultation des actes non publics de l'état civil se fait uniquement par la délivrance de copies et d'extraits par l'officier de l'état civil de la commune où l'acte a été établi.
Si l'obtention d'une copie ou d'un extrait est destinée à des fins de recherche généalogique, historique ou scientifique, le demandeur doit soumettre une demande à la commune avec :
- ses données d'identification (pour les personnes physiques, le nom, le prénom, le numéro de registre national ou le numéro BCSS; pour les personnes morales et les sociétés, le numéro d'entreprise de la BCE ; ou pour les personnes physiques ou morales étrangères, tout document assurant l'identification)
- la référence aux actes auxquels la demande se rapporte
- une justification et une description détaillées des objectifs généalogiques
- les moyens de diffusion des résultats de la recherche
- le consentement de toutes les personnes auxquelles les actes se rapportent. Si la personne est décédée ou incapable de s’exprimer, le conjoint ou le cohabitant légal ou, à défaut, son représentant légal ou, à défaut, au moins un de ses descendants au premier degré, peut donner ce consentement. Si la personne qui doit donner l'autorisation est un mineur, l'autorisation est donnée par son représentant légal. Si le demandeur ne connaît pas les coordonnées des personnes qui doivent donner leur consentement, il peut ajouter à sa demande une communication à ces personnes, que l'officier de l'état civil leur enverra si elles ont une adresse connue en Belgique. Le destinataire peut alors décider d'accéder ou non à la demande du demandeur.
- la confirmation que le demandeur a communiqué son identité et ses coordonnées, en sa qualité de responsable du traitement des données au sens de l'article 4.7 du RGPD, à la personne qui doit donner son consentement.